Toen Jan van Velthuizen zeven jaar geleden als fondsenwerver en communicatieadviseur startte bij Adullam, was dat een nieuwe functie binnen de organisatie. “Het werd tijd voor een professionaliseringsslag rond de fondsenwerving. Een eigen CRM om de fondsenwervingstak in te richten bleek daarin onmisbaar, want donateursadministratie liep tot op dat moment nog via een administratiekantoor”, vertelt Jan.
Het zorgaanbod is breed; het biedt dagbesteding aan cliënten, dagopvang voor kinderen in samenwerking met scholen, logeeropvang om ouders te ontlasten, woongroepen en zorgt ervoor dat mensen met een beperking een baan vinden die bij hen past. De cliënten en hun ouders komen voornamelijk uit de zogeheten Biblebelt en de reformatorisch gezindte. Jan: “We leveren zorg vanuit het eeuwigheidsperspectief. Onze opdracht is om in een goede en persoonlijke relatie tot God te komen, zodat er ook na dit leven nog een leven met God is.”
Giften en donaties: donateursadministratie
Omdat de zorg specifiek is, moet een cliënt bijvoorbeeld relatief ver reizen voor de dagbesteding van Adullam. Extra vervoerskosten die de overheid niet vergoedt, maar die vanuit donaties worden bekostigd. Dit sluit aan bij de oorsprong van Adullam, ontstaan uit giften vanuit de kerk. Ook nu nog komt een groot deel van de donaties uit collectes vanuit kerkdiensten, bedrijven en werkgroepen. Daarnaast zijn er verkoopacties en verstuurt Adullam elk kwartaal het Contactblad rond naar zo’n 12.000 abonnees, waarvan de meeste ook donateur zijn.
De ervaring van Procurios met donateursbeheer was voor ons een pré. Ook bleek het financieel aantrekkelijk en sprak het gebruikers- en bedieningsgemak ons aan.
Voordat Adullam gebruik maakte van de producten van Procurios voor de donateursadministratie, stond veel informatie nog in Excel-lijsten. “Als iemand belde met een adreswijziging, dan ging dat via een vrijwilliger die een bepaald postcodegebied in zijn beheer had, naar het administratiekantoor. Dan kregen ze daar bijvoorbeeld te horen ‘meneer Jansen is verhuisd’, maar was het nog onduidelijk welke van de vijf. Al met al was het een foutgevoelig systeem.”
Gebruikersgemak voor de administratie
Jan legde het eerste contact met Procurios op de Vakdag Fondsenwerving, waarna het bedrijf als één van vier softwareleveranciers werd benaderd. Adullam koos voor de fondsenwervingsproducten van Procurios. “De ervaring met donateursbeheer was voor ons een pré, het sluit aan bij fondsenwerving. Daarnaast bleek het financieel aantrekkelijk en sprak het gebruikers- en bedieningsgemak ons aan”, vertelt Jan. Hij polste ook de ervaringen van ChristenUnie met de software, want hij had gezien dat de politieke partij inmiddels al enige tijd klant was van Procurios.
Het is gaaf dat ik zelf deel uitmaakte van de implementatie. Je wordt onderdeel van het team en je kunt snel schakelen en kleine dingen aanpassen. Procurios is heel laagdrempelig.
In maart 2017 ging Procurios aan de slag met het bouwen. Jan draaide hierbij zelf bij Procurios mee met de impementatie om de veranderingen in te richten, waarna het systeem live ging. “Het is gaaf dat ik er zelf bij heb gezeten. Je wordt echt onderdeel van het Procurios team. Je bent gezamenlijk bezig en kunt snel schakelen en kleine dingen snel aanpassen. Je leert de organisatie snel kennen. Procurios is heel laagdrempelig; tijdens de sprints pik je het gevoel op dat hoort bij de sfeer van het bedrijf.”
Gegevens opschonen
Met de livegang werden gelijk dubbele data uit het systeem gehaald. Jan: “Er heeft veel werk in gezeten om alles te stroomlijnen. Bij de import kom je altijd adressen tegen die je moet opschonen of die niet kloppen. We hebben toen direct een brief gestuurd naar alle contacten om hun gegevens te controleren. Daarbij kon men inloggen in het systeem zodat wijzigingen direct verwerkt werden.”
Met de IT-update is het werkproces een stuk efficiënter geworden. “Wat voorheen vanuit verschillende werkgroepen bijgehouden werd in Excel-lijsten, wordt nu direct verwerkt in het CRM, waardoor het gelijk goed is en je foutkans aanzienlijk afneemt. Dus als er nu een adreswijziging binnenkomt, dan is dat in één keer aangepast in het CRM”, vertelt Jan. Ook transacties die binnenkomen per acceptgiro, als gift via de website of overgemaakt worden vanaf een bankrekening kunnen nu eenvoudig worden verwerkt in het donateursadministratie systeem. “We kunnen nu direct zien of iemand al een relatie van ons is. Zo niet, dan maken we die gelijk aan. Ook hebben we inzicht in wat bijvoorbeeld een advertentie in het Contactblad ons oplevert.” Daarnaast verstuurt de organisatie sinds kort een maandelijkse nieuwsbrief. Aanmelden hiervoor kan via de website van Adullam, waardoor nieuwe contactgegevens gelijk in het CRM terechtkomen.
We hebben inzicht gekregen in wat een advertentie oplevert. Ook kunnen we nu veel gerichter mailings gaan versturen en gegevens van nieuwe donateurs gelijk verwerken.
Dankzij de inzichten uit het systeem kunnen we steeds een nieuwe stap aanreiken en gerichter werven. “Zo kunnen we bijvoorbeeld werknemers die uit dienst zijn vragen om donateur te worden. Of mensen die twee of drie jaar geleden gestopt zijn met doneren, toch nog een keer benaderen.”
Duidelijkheid en betere communicatie met donateursadministratie
Adullam gebruikt Procurios alleen binnen de fondsenwervende tak van de organisatie. Hierdoor hoeven niet alle 500 medewerkers met het nieuwe systeem te werken. Bij Jan leeft wel de wens om in de toekomst de complete website te integreren bij Procurios. “Het is natuurlijk prioriteiten stellen, maar ik hoop dat we dit op korte termijn kunnen realiseren, want integratie geeft kracht en overzicht.”
Zou jij Procurios aanraden bij anderen?
"Ja, want de ervaring van Procurios met donateursbeheer helpt je bij de inrichting; je hoeft niet alles zelf uit te vinden. Het pakket is financieel aantrekkelijk en dat is zeker belangrijk in fondsenwerving. Daarnaast spreekt het gebruikers- en bedieningsgemak ons aan en is het mogelijk om verder uit te breiden met website- en webshopkoppeling, waardoor je een krachtige integratie hebt."
