Flexibel en toekomstbestendig

Folko werkt binnen het Landelijk Bureau en is verantwoordelijk voor het maken van de juiste relatieselecties en de ledenrapportages binnen de Vereniging GroenLinks. “Het CRM systeem waar wij voorheen mee werkten, was niet echt betrouwbaar en ook bepaald niet flexibel. Het telkens aanpassen ervan kostte teveel tijd,” geeft Folko aan. GroenLinks organiseert namelijk veel verschillende activiteiten, op verschillende vlakken, waardoor flexibiliteit in het ledenbeheer een must is. “Daarnaast konden we vaak niet achterhalen waarom bepaalde dingen gebeurden of sommige opdrachten niet goed gingen. We waren daarom op zoek naar een CRM systeem waarvan de basis goed en betrouwbaar was, maar dat tegelijk ook flexibel en toekomstbestendig kon zijn.”

Een relaxte sfeer, waarbij de mogelijkheden direct duidelijk werden, maar waar er ook ontzettend mee werd gedacht.

“Wat meteen al duidelijk werd bij de eerste ontmoeting met Procurios, was dat het een fijne samenwerking zou worden. Een relaxte sfeer, waarbij de mogelijkheden direct duidelijk werden, maar waar er ook ontzettend mee werd gedacht.” Folko moest eerst wel wennen aan de doorvraagtechnieken. “Procurios was heel kritisch naar ons toe, zodat we zelf nóg beter moesten nadenken over wat onze echte wensen nu precies waren. Is dit echt jullie probleem of ligt er nog een probleem achter?"

Daarbij beviel de flexibiliteit van het platform direct. “Het is uitbreidbaar, met verschillende modules die we kunnen gebruiken. Maar ook weer zo flexibel dat als we iets kiezen, we er niet per se voor eeuwig aan vastzitten en het juist in verschillende fases kunnen gebruiken.” Met het platform als basis, dat toch genoeg flexibiliteit biedt en volledig op maat ingericht kan worden, kreeg GroenLinks vertrouwen in de samenwerking.

Onderdeel van het team

Folko was nog niet bekend met de scrummethode, maar vertelt dat hij het leuk en uitdagend vond om op die manier te werk te gaan. “Je wordt echt onderdeel van het team en kan samen met hen bedenken: hoe gaan we dat doen en hoe gaan we daar komen?” Ook hier werd weer flink doorgevraagd: wáárom wil je dat precies? Wat is de reden hierachter?"

“Daar hadden wij soms nog niet helemaal goed over nagedacht, dus dat was soms best lastig.” Hij vertelt lachend: “En nu merk ik zelf dat mensen mij soms dingen vertellen en dat ik dan automatisch denk: maar wáárom wil je dat dan?”

Beveiligde omgeving

“Nu nemen we onder andere de producten CRM, CMS (websitebeheer), Mailings en Memberships (Abonnementen) af, maar uiteindelijk is het de wens om nog meer te integreren,” vertelt hij. “Het systeem werkt gebruiksvriendelijk en neemt ons erg veel werk uit handen. Ik hoef het 1 keer uit te leggen aan collega’s en daarna kijk ik nog een keer mee. Maar mensen vinden dat het logisch is opgezet en komen er snel zelf achter hoe alles werkt.”

Het systeem schept groot vertrouwen en is tot slot veilig in het verzenden van persoonsgegevens, iets wat naarmate de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) nadert, steeds belangrijker wordt. “Wij zijn één van de klanten waardoor de tweestapsauthenticatie (2FA) geïntroduceerd is bij het platform. En ook heel fijn: als een functionaris mij nu om een relatieselectie vraagt, kan ik deze nu via een beveiligde omgeving met hem delen. Geen gedoe meer met risicogevoelige mailtjes heen en weer.”

Tip

Overweeg je een samenwerking met Procurios, dan heeft Folko nog een tip voor je:

“Ga er met open vizier in. Het is erg fijn dat ze kritisch zijn, doorvragen en kijken wat je voor organisatie bent en welke oplossing het beste bij je past. Procurios levert op die manier niet alleen waar je om vraagt, maar ook veel andere dingen waar je niet direct zelf aan zou denken.”